Praca zdalna czy to si opaca?

 

Epidemia w Polsce ma si ku kocowi i zaczynamy powoli wraca do pracy.

Wikszo szefw firm, dziaajcych w branach, w ktrych praca w domu jest moliwa, zarzeka si, e po epidemii bdzie szerzej udostpnia zatrudnionym prac zdaln, a niektrzy twierdz nawet, e bd ogranicza powierzchnie zajmowane przez swoje firmy i przenosi biura do prywatnych mieszka i domw swoich pracownikw.

Czy to si opaca?

Przyjrzyjmy si rnym aspektom tego trendu.

Na pocztek warto zauway, e w obecnie obowizujcym kodeksie pracy nie ma zapisw dotyczcych pracy zdalnej. Kodeks pracy zawiera wprawdzie regulacje na temat telepracy, ale rozwizania te s do archaiczne i nie przystajce do rzeczywistoci po koronawirusie.

W najwikszym skrcie, przepisy dotyczce telepracy s nastpujce:

  Telepraca moe by wykonywana regularnie poza zakadem pracy z wykorzystaniem rodkw komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisw o wiadczeniu usug drog elektroniczn

  Warunki stosowania telepracy okrela si w porozumieniu pomidzy pracodawc a organizacjami zwizkowymi lub przedstawicielami pracownikw wyonionymi w trybie przyjtym przez pracodawc, warunki umieszcza si w regulaminie

  Praca zdalna jest dopuszczalna na wniosek pracownika, pracodawca moe odmwi podajc przyczyny odmowy

  Zasady telepracy musz by okrelone przy zawieraniu umowy o prac lub mog by okrelone w porozumieniu stron z inicjatywy pracodawcy lub pracownika, strony mog odstpi od telepracy w terminie 3 miesicy od jej podjcia, w zasadach musi znajdowa si wskazanie osoby lub organu odpowiedzialnych za wspprac z telepracownikiem oraz upowanionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy, zasady powinny zawiera sposoby porozumiewania si pracodawcy z pracownikiem, w tym potwierdzanie obecnoci i kontrol wykonywanej pracy oraz zasady ochrony danych

  Brak zgody pracownika na teleprac nie moe by przyczyn wypowiedzenia umowy

  Pracodawca zapewnia i pokrywa koszty sprztu chyba, e strony uzgodni inaczej

  Pracodawca ma prawo za pisemn zgod pracownika kontrolowa wykonywanie pracy w domu pracownika, sprawdza sprzt oraz bezpieczestwo i higien pracy, nie naruszajc przy tym prywatnoci pracownika i jego rodziny ani nie utrudniajc korzystania przez nich z pomieszcze domowych, pierwsz kontrol przeprowadza si na wniosek pracownika przez rozpoczciem telepracy

  Kodeks zabrania traktowania telepracownika mniej korzystnie ni innych pracownikw

  Pracodawca umoliwia pracownikowi przebywanie na terenie zakadu pracy i kontaktowanie si z innymi pracownikami

  Wobec telepracownikw, pracodawca ma te same obowizki wynikajce z przepisw regulujcych bezpieczestwo i higien pracy z wyjtkiem: dbaoci o bezpieczny i higieniczny stan pomieszcze pracy oraz obowizkw zapewnienia odpowiednich urzdze higieniczno-sanitarnych.

Na czas pandemii, ustawodawca umoliwi pracodawcom zlecanie pracownikom pracy zdalnej. W tarczy antykryzysowej 1.0, czyli ustawie z 2 marca 2020 o szczeglnych rozwizaniach zwizanych z zapobieganiem, przeciwdziaaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorb zakanych oraz wywoanych nimi sytuacji kryzysowych, zostao zawarte jedno zdanie dotyczce pracy zdalnej w nastpujcym brzmieniu: pracodawca moe poleci pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy okrelonej w umowie o prac, poza miejscem jej staego wykonywania (praca zdalna).

Wicej zapisw na temat pracy zdalnej znalazo si dopiero w wersji 4.0 tarczy antykryzysowej, czyli ustawie z dnia 23 czerwca 2020 o dopatach do oprocentowania kredytw bankowych udzielanych przedsibiorcom dotknitym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postpowaniu o zatwierdzenie ukadu w zwizku z wystpieniem COVID-19. Zapisy te brzmi w nastpujcy sposb:

  Wykonywanie pracy zdalnej moe zosta polecone, jeeli pracownik ma umiejtnoci i moliwoci techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczeglnoci praca zdalna moe by wykonywana przy wykorzystaniu rodkw bezporedniego porozumiewania si na odlego lub dotyczy wykonywania czci wytwrczych lub usug materialnych

  Narzdzia i materiay potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsug logistyczn pracy zdalnej zapewnia pracodawca

  Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik moe uywa narzdzi lub materiaw niezapewnionych przez pracodawc pod warunkiem, e umoliwia to poszanowanie i ochron informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsibiorstwa lub danych osobowych, a take informacji, ktrych ujawnienie mogoby narazi pracodawc na szkod

  Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujcy prac zdaln ma obowizek prowadzi ewidencj wykonanych czynnoci, uwzgldniajc w szczeglnoci opis tych czynnoci, a take dat oraz czas ich wykonania

  Pracownik sporzdza ewidencj wykonywanych czynnoci w formie i z czstotliwoci okrelon w poleceniu

  Pracodawca moe w kadym czasie cofn polecenie wykonywania pracy zdalnej

Jak wida z powyszego, trudno mwi o uregulowaniu pracy zdalnej w naszych przepisach. W kodeksie pracy nie ma na ten temat ani sowa, a przepisy zawarte w tarczach antykryzysowych s bardzo pobiene i wzbudzaj wiele wtpliwoci trudno powiedzie, e stanowi dobr baz formaln do wprowadzenia tej formy pracy w firmie. Dodatkowo naley zwrci uwag na fakt, e przepisy dotyczce przeciwdziaania COVID s z zaoenia przepisami tymczasowymi, przyjtymi na czas epidemii i prdzej czy pniej przestan dziaa.

Zostawmy jednak aspekt formalny i spjrzmy na zjawisko z punktu widzenia pracownika. Moliwo pracy zdalnej w tych branach, w ktrych formua ta miaa uzasadnienie i sens, bya czsto traktowana przez pracownikw jako pewnego rodzaju benefit. Bardzo specyficzny benefit, bo w przeciwiestwie do innych, standardowych benefitw, typu karta sportowa, pakiet medyczny, samochd subowy, itd., ktre s przez wszystkich zatrudnionych traktowane jako co jednoznacznie na plus, co co da si przeliczy na prawdziw, odczuwaln w portfelu warto, moliwo pracy zdalnej jest bardzo rnie i indywidualnie odbierana przez pracownika. Dla kogo, kto ma wasne, komfortowe mieszkanie i charakter pracy, ktry nie wymaga czstych kontaktw z wsppracownikami, a do tego nie potrzebuje kontaktw z pracownikami z biurka obok, i ma kopot ze skupieniem si na otwartej powierzchni biurowej, moliwo pracy zdalnej moe by bardzo atrakcyjnym benefitem i motywatorem do pracy, zwikszajcym produktywno. Jednoczenie, dla kogo, kto dzieli may pokj z on i dwjk dzieci i ktrego charakter pracy wymaga czstych kontaktw z wsppracownikami, wprowadzenie polityki preferowania pracy zdalnej w firmie, moe stanowi impuls do rozpoczcia poszukiwa nowej pracy. S pracownicy, dla ktrych wane jest aby dysponowa jednym czy dwoma dniami w tygodniu z elastycznym harmonogramem, w ktrym sprawy prywatne zaatwia si w cigu dnia, a pracuje wieczorem i w nocy, a s i tacy, ktrzy w ogle nie wyobraaj sobie pracy w domu, niezalenie od tego, e charakter ich pracy to umoliwia.

To czy moliwo pracy zdalnej stanowi benefit dla pracownika jest zatem bardzo indywidualn kwesti i dopiero szczera rozmowa z pracownikiem moe da odpowied na pytanie czy dla niego bdzie to korzystne, czy te odbierze to negatywnie. Wszelkie prby odgrnego, pozbawionego konsultacji z kadym pracownikiem, wdraania w firmie pracy zdalnej z duym prawdopodobiestwem doprowadz do opakanych konsekwencji zamiast przynie korzyci.

Z punktu widzenia pracodawcy wdroenie szerokiej pracy zdalnej moe by trudne, a korzyci z jej wprowadzenia mog by iluzoryczne.

Po pierwsze, wdroenie takiego systemu musi by poprzedzone szerokimi konsultacjami z kadym pracownikiem. Konsultacje te nie mog by powierzchowne pracodawca powinien bardzo precyzyjnie zbada opinie pracownikw na ten temat i mie pewno, e zebrane informacje s wiarygodne.

Po drugie, rne obszary dziaania firmy, a nawet dziay, mog mie rn specyfik dziaania i naley dla kadego obszaru czy dziau wprowadzi indywidualne zasady. Wymaga to zaangaowania i zdrowego rozsdku kadry zarzdczej de facto to menaderowie odpowiedzialni za poszczeglne dziay powinni by odpowiedzialni za wdroenie zmian w swoim obszarze.

Po trzecie praca zdalna prawie zawsze wie si ze zmniejszeniem efektywnoci pracy spotkania ad hoc s zwykle efektywniejsze, ni rozmowy telefoniczne, telekonferencje s zwykle mniej skuteczne ni spotkania face-to-face, weryfikacja realizacji pracy jest zwykle trudniejsza w przypadku pracownika za cian ni w domu, itd.

Po czwarte wyposaenie pracownikw w niezbdn infrastruktur do pracy zdalnej jest zwykle bardziej kosztowne i wymaga wikszych zabiegw w obszarze bezpieczestwa ni w przypadku pracy stacjonarnej.

Po pite, jedyn namacaln korzyci z wdroenia pracy zdalnej obok zadowolenia i podniesienia motywacji niektrych pracownikw jest potencjalne zmniejszenie powierzchni biurowej firmy, ale trudno liczy w tym zakresie na znaczny uzysk.

Czy zatem warto wdraa prac zdaln w szerokim wymiarze. Naszym zdaniem nie. Wydaje nam si, e znacznie lepsze efekty uzyska si traktujc prac zdaln jako punktowy benefit, ktry niektrym pracownikom, na ich wasn prob daje moliwo pracy zdalnej przez jeden, dwa dni w tygodniu, co podniesie ich motywacj, ni jako narzdzie do znaczcych oszczdnoci w zakresie wydatkw na powierzchni biurow.