Wdrożenie odbywa się w oparciu o plan wdrożenia, który przygotowuje dostawca na podstawie informacji przekazanych przez Klienta. Klient wypełnia ankietę wdrożeniową, w której określa, jakie funkcjonalności systemu chce wdrożyć. Odbywa się także jedno lub dwa spotkania Klienta z naszym konsultantem. Spotkania mogą odbywać się w formule stacjonarnej lub zdalnej. Dostawca przygotowuje plan wdrożenia, który zawiera informacje o parametryzacji systemu, konwersji danych oraz harmonogram wdrożenia.

Parametryzacja systemu jest przygotowywana przez dostawcę, na podstawie przygotowanego wcześniej planu wdrożeniowego. Gotowy, sparametryzowany system jest udostępniany Klientowi.

Zakres konwersji danych może być różny w zależności od zakresu wdrażanej funkcjonalności. Podstawowym zakresem konwersji są dane pracowników. Dane te można podzielić na kilka kategorii.

Pierwsza kategoria to kartoteki pracowników. Dane te są przygotowywane w postaci arkusza Excel, w strukturze przygotowanej przez dostawcę, zawierającego takie dane jak imię i nazwisko, PESEL, staż pracy, adres zamieszkania, Urząd Skarbowy, numery rachunków bankowych, oświadczenia itd.

Druga kategoria to szczegółowa historia wypłat wynagrodzeń pracowników - tak zwane karty wynagrodzeń, podatków i składek od początku umowy z pracownikiem. Dane te są przygotowywane w postaci arkuszy Excel w strukturze opracowanej przez dostawcę. Dane te są niezbędne do obliczania wynagrodzeń do końca roku, do rozliczenia PIT za rok, w którym nastąpiło wdrożenie, do prawidłowego wyliczania podstaw zasiłkowych oraz na potrzeby zapewnienia kompletności dokumentacji pracowniczej.

Kolejna kategoria to dane związane ze stanem urlopu na początek roku oraz realizacją urlopów od 1 stycznia do dnia poprzedzającego konwersję. Dane te są przygotowywane w formacie arkusza Excel.

Ostatnia kategoria to tak zwane teczki pracowników w postaci skanów dokumentów (PDF, Word, JPG, itd.). Dokumenty te są automatycznie umieszczane w elektronicznej teczce pracownika funkcjonującej w systemie.

Sam proces konwersji trwa kilka minut. Kluczowa jest jednak jakość i kompletność przygotowanych danych konwersyjnych.

Wdrożenie ma miejsce zawsze z pierwszym dniem kalendarzowym dowolnego miesiąca. Harmonogram wdrożenia składa się z następujących kroków.

Krok 1. Przygotowanie planu wdrożenia przez dostawcę, po wywiadzie i wstępnych uzgodnieniach z Klientem.

Krok 2. Parametryzacja systemu przez Dostawcę.

Krok 3. Przygotowanie danych do konwersji przez Klienta.

Krok 4. Konwersja próbna i przekazanie Klientowi do weryfikacji instancji systemu z zasilonymi danymi.

Krok 5. Konwersja rzeczywista i uruchomienie produkcyjne.